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Workflow-Management-System
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Durch den Einsatz von Workflow-Management-Systemen soll eine Optimierung sog. Workflows erreicht werden Dabei versteht man unter einem Workflow einen hauptsächlich im Bürobereich stattfindenden Arbeitsprozess, der gekennzeichnet ist durch die Weiterleitung von Informationen zwischen den einzelnen Funktionen/Bearbeitern. Die Funktionen eines Workflows werden also zeitlich versetzt ausgeführt.
Workflow-Management-Systeme sind in der Lage, diese Workflows zu steuern, zu überwachen und zu koordinieren, und zwar sowohl im Hinblick auf die Informationsweiterleitung als auch bzgl. der Zuordnung von Vorgängen zu Mitarbeitern und der Festlegung der Reihenfolge der einzelnen Schritte.
Workflow-Management-Systeme ermitteln den jeweils nächsten Bearbeiter eines Bürovorganges, übermitteln diesem die Unterlagen, starten benötigte Programme zur Unterstützung der einzelnen Arbeitsschritte und überwachen die Fristen, die bei der Bearbeitung der Vorgänge zu berücksichtigen sind.
Des Weiteren ermöglichen Workflow-Management-Systeme auch die Überwachung und Archivierung der Prozesse. So kann dann der jeweilige Stand der Vorgangsbearbeitung eingesehen werden.
Abschließend bleibt festzuhalten, dass Workflow-Management-Systeme vor allem dann zum Einsatz kommen, wenn Prozesse unterstützt werden sollen, die gut strukturiert sind und regelmäßig durchlaufen werden.
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